Facturació electrònica vs. Facturació tradicional

Ben aviat serà obligatori fer servir la factura electrònica en les relacions entre professionals. Però més enllà d’una qüestió legal, analitzarem quins avantatges portarà per a empreses i autònoms i en què es diferencia amb la tradicional.

Entenem facturació com el procés de facturar.

El fet d’emetre i rebre factures, més aviat.

Quan els ordinadors eren cosa de les pel·lícules i el futur, tota la facturació —tota— es feia en paper.

Després va arribar la digitalització de les factures i aquestes van començar a ser digitals. Digitals, que no electròniques. Parlem de PDF, Microsoft Word, Excel… ja saps.

Aleshores, el 2013 es va publicar una llei pionera, en obligar l’ús de la primera versió de la facturació electrònica. En aquest cas, només quan calia facturar l’Administració pública.

I ara?

Què és tot aquest enrenou legal sobre la facturació electrònica que se sent a tot arreu?

Doncs que la llei cregui i creixi i el reglament de facturació electrònica han anunciat l’obligatorietat del seu ús, no només en treballar amb l’Administració com fins ara… sinó sempre que es facin negocis amb altres empreses i professionals.

Negocis B2B.

Però tranquil·litat, que la factura tradicional en paper —o digital— no desapareixerà necessàriament.

Ho veurem amb detall.

El canvi que arribarà

Com dèiem, el reglament de facturació electrònica —que està confirmat, però encara per aprovar— eliminarà la facturació tradicional dels negocis B2B, entre empreses i professionals.

S’esperarà que arribarà en algun moment entre el 2025 i el 2026. Un cop s’aprovi el reglament tècnic, en un any l’adopció de la factura electrònica serà obligatòria per a aquelles empreses i professionals que facturin més de 8 milions d’euros a l’any.

Per a les que facturin menys, l’obligatorietat arribarà un any més tard.

Però, sent més concisos, en què es diferencia aquesta factura electrònica d’ús obligatori en negocis B2B de la tradicional?

Les tres diferències entre la factura electrònica i la tradicional

El reglament de facturació defineix tres diferències fonamentals entre la factura electrònica i la tradicional.

La primera ja l’hem vist: és el format.

El de la factura electrònica ha de ser estructurat, mentre que el de la tradicional és d’algun d’aquests tipus:

• Físic
• Digital, però no estructurat

El consentiment és la segona diferència: el receptor de la factura electrònica ha de consentir la recepció de forma electrònica.

Quan entri en vigor l’obligació de fer servir la factura electrònica en negocis B2B, aquest consentiment serà inherent a la llei; és a dir, no es podrà rebutjar la recepció de la factura electrònica per la naturalesa del procés –que veurem de seguida–.

A l’hora de facturar un particular, aquest sí que haurà de donar el consentiment explícit per rebre la factura per mitjans electrònics.

La tercera diferència ve donada per tres característiques, ja que la factura electrònica ha de garantir:

• La llegibilitat
• L’autenticitat
• La integritat
• La llegibilitat la garanteix el programari pel qual es rep la factura —insistim; ara mateix veiem el procés—.

I l’autenticitat i la integritat?

Es garanteix amb una signatura electrònica avançada, amb un EDI (intercanvi electrònic de dades) o amb qualsevol altre mitjà electrònic autoritzat per l’Agència Tributària.

Aquests tres factors són els que diferencien la factura electrònica de la tradicional.

Vegem ara el procés de facturació electrònica, que tindrà lloc així que el nou reglament entri en vigor.

El processament de factures electròniques

Amb les factures tradicionals en paper o fins i tot digitals, el procés era —encara és— senzill.

Si emets tu la factura:

• L’emets en paper o digital
• L’envieu per correu postal, fax o correu electrònic al receptor
• La comptabilitzes
• L’emmagatzemes
• I si Hisenda te la demana, l’hi ensenyes.

Si ets qui la rep, el procés és gairebé el mateix: quan t’arriba, la vàlides, la comptabilitzes i l’emmagatzemes i, en algun moment del procés, la pagues.

I amb la factura electrònica?

Recordem que teníem tres diferències amb la factura tradicional: el format estructurat, el consentiment i el trio format per la llegibilitat, autenticitat i integritat.

Aquestes tres condicions les compleixen els programes de facturació homologats per lAgència Tributària per al processament de factures electròniques.

És a dir, que si com a empresa utilitzes algun dels programes homologats, ja estaries complint les teves obligacions legals.

El processament seria així en cas d’emetre-les:

• Emets la factura electrònica des del programa escollit
• La firmes digitalment
• L’envies al programa de facturació del destinatari, que tindrà la possibilitat de connectar-se amb el teu —són requisits de la llei antifrau—
• La comptabilitzes
• I la conserves digitalment
• I si ets qui la rep, el procés és el mateix, però hauràs d’acceptar la recepció un cop arribi al teu programari de facturació homologat.

Sí que canvia el procés de facturació electrònica pel que fa al tradicional, no?

Pros i contres de la facturació electrònica vs la tradicional

Els avantatges de la facturació electrònica superen amb escreix els desavantatges… però el cert és que haver-ne, n’hi ha.

Veiem raons per les quals començar ja amb la facturació electrònica?

Avantatges de la facturació electrònica vs la tradicional

A priori semblen massa regles per complir, però tenint en compte que amb l’adopció d’un programari de facturació homologat estaran totes cobertes… els avantatges de la facturació electrònica respecte a la tradicional superen els desavantatges, i queden així:

• Eficiència operativa en el dia a dia, ja que emetre, rebre, processar i emmagatzemar les factures electròniques és molt més ràpid que amb les tradicionals i es poden automatitzar molts processos
• Els costos també seran menors; compara el de la llicència del programa de facturació elegit amb el del paper, la tinta, l’espai d’emmagatzematge o el temps en hores dels empleats que intervinguin en el procés
• La gestió de la facturació també és més senzilla pel mitjà electrònic; tindràs totes les factures al mateix lloc —al núvol de la solució homologada triada—, i hi podràs accedir quan sigui, des d’on sigui
• La fiabilitat també és un altre avantatge; l’ús dels programes la garanteix, per tant, no dóna peu a l’engany, a la incorrecció de les dades ni a la manca d’autenticitat gràcies a la signatura digital
• Seguim amb la seguretat de les dades i documents, molt més gran en un entorn cloud amb potents protocols d’invulnerabilitat que en un disc dur o en qualsevol carpeta física
• L’impacte ambiental també és molt menor en la facturació electrònica que en la tradicional que fa servir paper
• I, per descomptat, el compliment normatiu.

Des de, previsiblement, el 2025 o el 2026 —segons el volum de facturació—, l’única manera de complir amb la norma serà passar-se a la factura electrònica, almenys en els negocis entre empreses i professionals.

Quan intervinguin particulars, de moment, la factura tradicional continuarà sent legalment viable.

Desavantatges de la facturació electrònica vs la tradicional

No és or tot el que llueix… però gairebé.

Aquí va el llistat de desavantatges de la facturació electrònica en comparació amb la tradicional:

• El cost dimplementació inicial que suposa el pas duna facturació a una altra; és més petit del que pot semblar, però n’hi ha: el programa, la infraestructura informàtica necessària per posar-se en marxa, etc.
• Tots els empleats implicats en el processament de factures de l’empresa hauran d’adaptar-se i estar capacitats per treballar de manera que no hi estan acostumats
• La facturació electrònica augmenta la dependència tecnològica
• Hauràs de pagar la llicència o subscripció del programari escollit, el manteniment o el suport tècnic en cas de requerir-lo

Pel que fa a desavantatges de la facturació electrònica ja estaria.

No ha estat per a tant, no?

Claus de la digitalització de factures: el pas de la tradicional a l’electrònica

És clar que és més que convenient passar ja del mètode tradicional a l’electrònic.

Posem que ho tens decidit i faràs el salt.

Quins aspectes hauries de considerar?

Hauries de començar avaluant la situació del negoci. Quantes factures emet al mes? I quantes rep? De molts o de pocs proveïdors? I els clients?

Fer-te una idea del punt de partida us permetrà crear un pla, al qual seguirà la selecció de la tecnologia.

Quin programa de facturació electrònica emprar? Hauràs de valorar el cost, la facilitat d’ús, la capacitat del pla que contractis, si és escalable, si compta amb suport tècnic, si es pot connectar amb el programari de comptabilitat…

El llistat de programes homologats encara no és públic, encara que ho acabarà sent en algun moment. De moment, et pots fer una idea a partir dels programes de facturació especialitzats.

Amb la tecnologia escollida cal posar el focus a l’equip, que pot ser que presenti certa resistència al canvi. Actualitza les polítiques de facturació de l’empresa, fes un onboarding adequat, forma a qui necessiti ser format… i funcionar.

Les primeres setmanes potser són una mica confuses i calgui fer algun ajustament. Ja hem vist que el procés de facturació electrònica canvia per complet si el compares amb el tradicional, així que potser al començament costi una mica.

Sigui com sigui, la clau és analitzar amb indicadors de rendiment i anar millorant a poc a poc en el procés general.

Per acabar, només faltarà que et comuniquis amb els proveïdors per notificar el canvi, perquè sàpiguen que la teva empresa està actualitzada, que compleixes la normativa i que el procés podria canviar lleugerament.

No és gens difícil, especialment perquè no cal que inverteixis temps de més a buscar el millor programa de facturació homologat.