Estats de la factura electrònica: què són, darreres novetats i obligacions

Quan entri en vigor la factura electrònica obligatòria també serà obligatori comunicar certs estats. Saps què són? Quines novetats hi ha? T’ho expliquem.

La factura electrònica, sens dubte, canviarà el procés de facturació entre empreses i professionals.

En la seva totalitat, a més.

La normativa parla de solucions, formats… i una sèrie d’obligacions operatives que cal conèixer per complir la legislació de la factura electrònica.

Part d’aquestes obligacions tenen a veure amb els estats de factura electrònica.

Què són? Quines obligacions tindran les empreses i professionals sobre això? Quines novetats a la factura electrònica més recents afecten els estats de la factura digital?

O el que encara és més interessant: quins beneficis t’aporta comunicar els estats de la factura electrònica?

Ho tractarem tot en les properes línies, però comencem pel principi.

Comunicar els estats de la factura electrònica és obligatori?

I aquí ve allò interessant, perquè comunicar els estats de la factura electrònica serà estrictament necessari.

A qui?

A Hisenda, és clar.

La normativa de la factura electrònica indica que, per emetre-les i rebre-les, caldrà emprar programes homologats per l’Agència Tributària.

No hi haurà cap altra opció possible.

Una factura en PDF, per molt digital que sigui, no serà legal.

Una factura amb dades estructurades en format facturae, si no s’emet des d’una solució homologada, tampoc no serà legal.

Només seran legals les factures electròniques emeses des dels programes de factura electrònica homologats.

Doncs bé: aquests programes han de complir els requisits de la factura electrònica —dels programaris, més aviat—, un dels quals és la interconnexió amb altres solucions privades… i amb la solució pública.

Solució pública?

Sí, és la solució creada per l’Agència Tributària per generar, rebre i comunicar els estats de les factures electròniques.

Al teu negoci, facis servir una solució privada homologada o la solució pública, quan t’arribi una factura electrònica hauràs de comunicar el seu estat a la solució pública, que farà de repositori de totes les factures electròniques del país.

També ho hauràs de comunicar a l’emissor de la factura.

I quins estats podràs comunicar?

Obligatòriament, aquests:

Si acceptes la factura completa, així com la data d’acceptació, i el mateix si la rebutges
Quan paguis, també ho hauràs de comunicar, així com la data en què hagis fet el pagament

I voluntàriament, aquests:

L’acceptació o el rebuig parcial de la factura
El pagament parcial, juntament amb la data
La cessió de la factura a un tercer, com una empresa de factoring; hauràs d’identificar-ho amb les seves dades i afegir la data de cessió
En resum: Hisenda ha de conèixer què succeeix en tot moment amb les factures electròniques.

I aquí és on pren importància el requisit de la factura electrònica pel que fa a la interconnexió. Les solucions privades homologades per gestionar la factura electrònica es podran connectar tant amb altres solucions aprovades… com amb la solució pública.

Així, quan acceptis una factura al programa que facis servir, podràs informar fàcilment la solució pública i Hisenda serà conscient del nou estat de la factura.

I aquesta és només una de les novetats reglamentàries.

Novetats de la factura electrònica referents als estats

L’ús de la factura electrònica entre negocis B2B a Espanya es va aprovar el setembre del 2022 amb la Llei 18/2022, del 18 de setembre, de creació i creixement d’empreses.

Es tracta de, en efecte, la llei crea i creix.

Mesos després, el juny del 2023, es va publicar el decret llei amb el reglament que regulava l’ús de la factura electrònica.

Després de finalitzar el termini d’audiència pública per presentar al·legacions, el febrer de 2024, el Ministeri d’Afers Econòmics i Transformació Digital va presentar a la Comissió Europea modificacions sobre el reglament de la llei.

Aquestes modificacions, que són les que ens incumbeixen, incloïen canvis relatius als estats de la factura electrònica, als formats, a la comunicació i als terminis.

Aquestes són totes les novetats reglamentàries relatives als estats de la factura electrònica:

El destinatari haurà de comunicar l’estat de la factura electrònica –acceptació i pagament o rebuig, total o parcial, o cessió, així com les dates– a la solució pública

Si s’utilitzen plataformes privades, el destinatari també ha d’informar l’emissor de l’estat de la factura electrònica

La notificació dels estats de pagament no es farà a través del SII (Subministrament immediat d’informació), sinó de la solució pública

La informació sobre l’estat de la factura s’ha de trametre en un màxim de 4 dies naturals a comptar de la data de creació o canvi d’estat; si no hi ha rebuig ni es rep una factura rectificativa, passat el termini la factura es donarà per acceptada

Resumint: encara que es facin servir solucions privades, tot passarà per la solució pública, i hi haurà 4 dies per comunicar els estats.

Però n’hi ha més:

El format de sintaxi de la solució pública serà facturae, mentre que les solucions privades podran emprar facturae, XML, UBL o EDIFACT
La solució pública permetrà als emissors comunicar voluntàriament el cobrament o impagament de les factures electròniques
Quan s’enviï una factura electrònica mitjançant una solució privada, es remetrà alhora una còpia fidel i clarament identificada a la solució pública; el receptor, per part seva, podrà descarregar l’original, la còpia o ambdues

I sobre els terminis per començar a informar de l’estat de les factures:

Les empreses i professionals amb una facturació superior als 6 milions d’euros tindran 12 mesos, comptadors des de la publicació al BOE de l’esborrany presentat a la Comissió Europea, coincidint amb l’obligació d’adoptar la factura electrònica
El termini serà de 36 mesos per a empreses que facturin menys de 6 milions d’euros, encara que als 24 mesos ja hauran d’adoptar l’ús de la factura electrònica
I de 48 mesos per als autònoms que facturin per sota del llindar dels 6 milions d’euros, encara que als 24 mesos, com les empreses del grup anterior, estaran obligats a fer servir la factura electrònica
Tot allò que sigui comunicar els estats abans que finalitzin aquests terminis, serà de caràcter voluntari.

Encara no s’ha publicat al BOE la versió definitiva del reglament, per la qual cosa segueix sense haver-hi una data definitiva a partir de la qual començar a comptar, encara que s’espera que sigui en algun moment d’aquest 2024.

De moment, el text del projecte del Reial decret amb el reglament el tens aquí.

Beneficis dels estats de la factura electrònica

Pot semblar que haver de comunicar els estats de la factura digital –electrònica, més aviat– és un recurs més per tenir controlades les empreses… i és veritat, però de manera positiva.

Es busca controlar, sí, però amb l’objectiu de reduir la morositat entre empreses i professionals.

El límit per pagar proveïdors marcat per la llei s’estableix en 60 dies.

Fa molts anys no hi havia límit i hi havia empreses que pagaven a tres o quatre mesos.

Per a l’empresa que pagava era ideal perquè li era molt més fàcil gestionar el flux de caixa, però per als proveïdors petits era molt complicat.

Estem parlant de finançar durant 120 dies la feina.

I si després l’empresa no pagava? Entre la reclamació, l’aprovació del pagament i l’execució del mateix, el termini es podia estirar setmanes sense conseqüències legals per a ningú.

Però el 2010 es va publicar la llei i va establir a 60 el termini màxim de pagament. Sense possibilitat d’estirar-lo, a més:

«Pel que fa als terminis de pagament entre empreses, s’estableix un termini màxim de pagament de 60 dies per part d’empreses per als pagaments a proveïdors. Aquest termini de pagament no podrà ser ampliat per acord entre les parts, per evitar possibles pràctiques abusives de grans empreses sobre petits proveïdors, que donin lloc a augments injustificats del termini de pagament».

El 2013 es va publicar una altra llei de suport a l’emprenedor que rebaixava el termini màxim als 30 dies, encara que sí que permetia la possibilitat d’augmentar el termini fins als 60, només si les dues parts hi estaven d’acord.

La factura electrònica i la comunicació dels seus estats és una volta de rosca més a la recerca de la reducció de la morositat a Espanya.

Donarà transparència absoluta als processos. Hisenda serà conscient en tot moment de què passa amb una factura electrònica o amb una altra gràcies als estats.

D’aquesta manera, si s’excedeixen els terminis de pagament, serà senzillíssim demostrar-ho, per la qual cosa el proveïdor podrà cobrar sense problemes el recàrrec pactat al contracte amb l’empresa, que s’haurà d’ajustar als principis de transparència i proporcionalitat. Aquí tens els tipus de recàrrecs, que poden ser del 5, 10 o 20 %, segons el cas.

I a més de la transparència i reducció de la morositat, de quins altres beneficis de la factura electrònica relacionats amb els estats estaríem parlant?

• Et permet seguir la traçabilitat de tot el procés de facturació de manera productiva
• L’obligació de comunicar els estats de la factura digital facilita la comptabilitat del negoci, en desaparèixer els errors manuals generats per les factures pendents
• S’estalvia temps reclamant l’acceptació o el rebuig de la factura
• Es redueixen els costos operatius del negoci, en estar semiautomatitzat tot el procés de comunicar estats i donar visibilitat a la transacció

És a dir, que els estats de la factura electrònica porten transparència als pagaments, reducció d’errors manuals, estalvi de temps i/o diners i productivitat en els processos.